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Serviços

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Agência de Turismo

Tranquilidade e comodidade para o convidado/palestrante/congressista/acompanhantes.


a) Reservas de Hotéis: Estabelecemos parcerias com os melhores hotéis do entorno dos locais dos eventos, realizando um trabalho ativo com o médico/congressista, disponibilizando uma forma de pagamento facilitada para sua reserva de hospedagem. Suporte para a compra de passagens com os melhores valores negociados;


b) Translado: providenciamos o translado do convidado (palestrante), do aero porto/hotel - hotel/aeroporto, utilizando vans, carros executivos ou carros de luxo blindados, de acordo com a escolha do cliente;


c) Organização de programas, serviços e roteiros para as esposas/acompanhantes dos médicos/congressistas, incluindo desde passeios a pontos turísticos, roteiro de compras, almoços nos melhores restaurantes e idas ao cabeleireiro.

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Captação de Patrocínio

A captação de recursos é primordial para a sustentabilidade financeira e crescimento do evento, sempre objetivando o lucro.


a) Venda de Stand: temos mais de 2.000 empresas cadastradas em nosso mailing, as quais estabelecemos parcerias aos longo desses 15 anos de empresa. Realizamos a venda dos espaços de acordo com a necessidade de cada empresa expositora;


b) Venda de Patrocínio: negociamos com as indústrias diversas formas de patrocínio, desde workshops, logomarca em bolsas, materiais de propaganda colocados nas bolsas dos participantes, logomarca na tela dos auditórios, patrocínio de coffee-break e lunch box, entre outros.


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Contrato com o Expositor

Um dos aspectos mais importantes em uma negociação, onde ambas as partes precisam estar cientes em relação a todas as cláusulas do documento e de acordo com elas.


a) Elaboração do contrato com cada expositor: protegendo ambas as partes e delimitando as obrigações de cada um, com base jurídica;


b) Inclusão de cláusulas como multas para inadimplência, perdas e danos, hipótese de rescisão contratual, etc;


c) Gerenciamento dos pagamentos de cada expositor;


d) Confecção do Manual do Expositor: o manual contém normas, orientações técnicas e operacionais relativas aos períodos de montagem, realização e desmontagem que devem ser respeitadas pela empresa expositora, funcionários e/ou contratados. Contém também orientações de obrigações tributárias e direitos e deveres do promotor do evento para com o expositor.


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Fornecedores

A Medical Relations seleciona os melhores fornecedores com custo/benefício para o cliente.


a) Fazemos toda contratação através de orçamentos aprovados pelo cliente selecionando os melhores e mais diversos prestadores de serviços, tais como: local para o evento, buffet, gráficas, tradução simultânea, recepcionistas, equipamentos eletrônicos, empresas de transportes, empresa de decoração, fotógrafo, criação e produção de marca, desenvolvimento de folders, embalagens, cartões, crachás e certificados médicos, banners, revistas e jornais, assessoria de imprensa entre outros;


b) Organizamos toda logística junto ao fornecedor, como pagamento, prazos e forma de entrega.


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Comunicação

Um dos nossos maiores objetivos é conseguir o maior número de público possível. Para isto,durante a etapa de planejamento, estudamos uma estratégia de divulgação que chegue até a potencial audiência, despertando o interesse em participar do curso, oficina, congresso ou conferência idealizada.


a) Recursos utilizados: SMS; Mídia on-line (desenvolvimento e hospedagem de site, link patrocinado, e-mail marketing) e mídias sociais, GOOGLE APPS, Registro de domínio, desenvolvimento de aplicativo, Projetos gráficos, Mídia off - folders, banners, cartazes, revistas, jornais e telefonia.


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Palestrantes

A Medical Relations tem como diferencial o total suporte aos palestrantes, convidados e participantes.


a) Translado aeroporto / hotel - hotel / aeroporto em vans, carros executivos ou carros de luxo blindados;


b) Planejamento de atividades sociais e passeios aos acompanhantes;


c) Envio de carta convite a cada palestrantes com confirmação via e-mail e/ou telefone;


d) Carta de boas vindas aos convidados Vips com informações relevantes da cidade onde o evento é realizado. Informações de transporte, restaurante, museus e programações sociais de onde o evento se encontra.


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Pré Congresso

Organização de cursos que antecedem ao evento relacionados ao mesmo.


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Inscrições

Cadastramento, organização e acompanhamentos dos inscritos. Inscrições on-line, com sistema seguro onde a captação das taxas entram direto na conta da Instituição.


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Montagem


a) Vistoria do local;


b) Descarregamento de equipamentos e material da montadora no local do Evento;


c) Descarregamento e direcionamento de móveis;


d) Transporte e controle de materiais e equipamentos do cliente;


e) Organização e transporte de material para secretaria;


f) Acompanhamento de entrega de materiais impressos (gráficas), bolsas/pasta congressista, materiais patrocinados, equipamentos de usos portátil (rádios);


g) Acompanhamento de montagem dos estandes, conferencia do acordo com projeto e posição contratada;


h) Acompanhamento de instalação dos pontos de internet;


i) Montagem equipamentos, móveis e auditório da Plenária;


j) Acompanhamento de entrega e instalação gerador;


k) Acompanhamento de montagem da cabine equipamentos de tradução simultânea;


l) Acompanhamento de montagem do equipamentos de votação interativa;


m) Conferência final para start do evento conforme Check-list;


n) Montagem secretaria completa, incluindo equipamentos e materiais para todo o congresso;


o) Decoração da plenária, secretaria e áreas comuns do congresso;


p) Posicionamento e direcionamento para equipe de seguranças.


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Montagem de Material

Disponibilização de staff para a montagem de pastas / bolsas do congressista.


a) Organização de material;


b) Montagem com inclusão de materiais patrocinadores, e produzidos pelo cliente;


c) Organização das pastas concluídas na secretaria;


d) Entrega no quarto do material dos hóspedes quando pré-inscritos e hospedados no local do evento, se solicitado pelo cliente.


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Coordenação durante Congresso


a) Controle e acompanhamento do cronograma durante o evento;


b) Liberação e acompanhamento de coffe-break e almoço (quando houver);


c) Controle do Mídia–Desk, acompanhando entrega dos palestrantes;


d) Acompanhamento e conferência da equipe house mix;


e) Acompanhamento e conferência tradutores.


Secretaria

Secretaria

Ponto de referência durante o evento é o local onde todos os participantes retiram suas credenciais e os novos inscritos efetuam sua inscrição para ter acesso às palestras e livre circulação. Expositores, palestrantes e fornecedores também dirigem-se à secretaria para a solicitação de informações. Para o bom funcionamento deste braço tão importante de um evento a Medical Relations planeja de forma detalhada o seu funcionamento que inclui:


a) Staff: Coordenadora de equipe e staff uniformizado e treinado para atuar de forma eficiente. Profissionais bilíngues e capazes de auxiliar o evento como um todo;


b) Equipamentos: computadores com sistema de inscritos, que contempla os pré-inscritos e inscritos no local;


c) Técnicos de T.I. fazendo parte do staff da secretaria full time durante o evento;


d) Entrega de relatório no pós-evento, para a contabilização de inscritos que compareceram no evento, novos inscritos e entrada de valores de novas inscrições.


Icone-Outros tipos de profissionais

Outros tipos de profissionais

Selecionamos Staff para plenária, com larga experiência em auditório, seguranças e pessoal de limpeza.


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Eventos Sociais

Planejamento de eventos sociais, como almoços, jantares, festas dançantes.


a) Confirmação dos participantes do evento social;


b) Seleção do local de acordo com o budget do cliente;


c) Contratação da decoração para o local escolhido;


d) Contratação do Buffet e auxílio na escolha do cardápio;


e) Acompanhamento da montagem;


f) Translado com staff bilíngue no caso de evento internacional.